on 18 Diciembre 2023

Con la llegada del fin de año, las empresas se enfrentan a una valiosa oportunidad para optimizar su gestión documental, deshaciéndose de aquellos documentos que ya no son necesarios y reevaluando la conservación de otros. Este proceso no solo cumple con las normativas legales, sino que también contribuye a una operación más organizada y eficaz. A continuación, exploramos las diferentes categorías de documentos y sus respectivos plazos de conservación, siguiendo las directrices establecidas por la legislación española.

 

Documentos contables

 El artículo 30 del Código de Comercio establece que los libros de comercio, como el libro diario, de inventario, cuentas anuales, informes de auditoría y del administrador, deben conservarse durante 6 años, incluso después de la disolución y liquidación societaria. Al acercarse el fin de año, es un buen momento para revisar estos documentos y determinar cuáles pueden ser eliminados de manera segura.

 

Documentos societarios

Escrituras, libros registro de actas de la Junta y del Consejo, libro registro de los socios y contratos privados deben conservarse durante la vida de la empresa y, al menos, 6 años más después de su disolución y liquidación. Esta revisión anual permite mantener la información esencial y eliminar documentos que ya no tienen relevancia legal.

 

Documentos laborales

 Contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo de tres años, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto. La documentación sobre seguridad social se recomienda guardar durante 6 años, en línea con la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12. Revisar esta documentación al final del año facilita la eliminación segura de registros innecesarios.

 

Documentación fiscal y tributaria

 Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, contabilidad en libros diario y balances deben guardarse 4 años según la Ley General Tributaria. Sin embargo, la Ley Orgánica 7/2012 recomienda conservarlos durante 10 años. Este periodo se puede revisar al final del año para eliminar de forma segura los documentos que han alcanzado su límite legal.

 

Conservación de documentación empresarial

Más allá de los plazos mínimos, se aconseja conservar parte de la documentación para ejercitar derechos y defenderse ante posibles reclamaciones. La doctrina del Tribunal Supremo respalda esta práctica, destacando la importancia de conservar documentos relacionados con derechos y obligaciones por períodos más extensos, como 15, 20 o 30 años.

 

Adaptación a cambios legales

 La reciente modificación del Código Penal ha impactado los periodos de prescripción en casos de blanqueo de capitales y delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, aumentando a 10 años. Esto destaca la importancia de ajustar las prácticas de conservación a los cambios legislativos.

 

Para asesoramiento especializado en la gestión documental y expurgo, GDC se erige como la empresa idónea. Con su certificación UNE - 15713 por AENOR  y su dilatada experiencia en el sector, GDC ofrece servicios de expurgo que garantizan la destrucción segura y confidencial de la documentación sensible. Confíe en GDC para comenzar el nuevo año con una gestión documental sólida y respaldada por los más altos estándares de calidad. ¡Que el 2024 sea un año de eficiencia y seguridad documental con GDC a su lado!

on 12 Diciembre 2023

En el vertiginoso mundo hotelero, donde la información fluye constantemente, la correcta gestión y destrucción de documentación se vuelve esencial. Este blog explora la trascendental importancia que tiene para los hoteles implementar prácticas de destrucción de documentos, abordando los tipos de documentación manejada y destacando una sanción reciente para subrayar la necesidad de procedimientos sólidos.

Tipos de documentación en hoteles

Los hoteles gestionan una variedad de documentos sensibles que incluyen registros de huéspedes, transacciones financieras, datos de tarjetas de crédito, información personal y reservas. La diversidad de esta documentación resalta la necesidad de un manejo cuidadoso y la aplicación de medidas efectivas de destrucción.

 

Protegiendo Datos Sensibles

 La documentación manejada por hoteles a menudo contiene información personal y financiera delicada de los huéspedes. La destrucción regular y segura de esta documentación garantiza la protección de estos datos sensibles, salvaguardando la privacidad de los clientes y evitando posibles amenazas de seguridad.

 

Cumplimiento Normativo y Sanciones

 El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece pautas claras para el tratamiento de datos personales. No cumplir con estas normativas puede resultar en sanciones significativas. Recientemente, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impuso una multa de 2.000 euros a un establecimiento por escanear y conservar ilegalmente copias de DNIs durante el proceso de registro.

 

Riesgos de la Retención Indebida

La retención indebida de documentos puede exponer a los hoteles a riesgos legales y financieros. La sanción impuesta a raíz de la denuncia presentada en Torrevieja destaca la importancia de la destrucción adecuada y oportuna de la documentación para evitar consecuencias adversas y mantener la integridad del hotel.

 

Optimización de Recursos y Espacios

 La acumulación descontrolada de documentos consume recursos y espacio valioso. La destrucción responsable no solo protege la privacidad y cumple con normativas, sino que también contribuye a la eficiencia operativa liberando recursos para ser utilizados de manera más estratégica y optimizando el espacio de almacenamiento.

 

Construyendo una Reputación Confiable

 La transparencia en la gestión de datos y la adhesión a prácticas éticas no solo cumplen con requisitos legales, sino que también construyen una reputación sólida. Los hoteles que demuestran un compromiso serio con la privacidad del cliente ganan la confianza de los huéspedes y se destacan en un mercado competitivo.

 

La gestión responsable de la documentación en hoteles va más allá de una mera obligación legal; es un compromiso con la privacidad, la seguridad y la reputación. La sanción reciente impuesta refuerza la necesidad de adoptar medidas proactivas para la destrucción adecuada de documentos sensibles. Para garantizar un manejo eficiente y seguro, cada vez más hoteles optan por contratar a empresas especializadas en gestión de documentación confidencial, como GDC. Estas empresas ofrecen soluciones integrales, desde la recopilación hasta la destrucción segura, asegurando que los hoteles cumplan con los más altos estándares de seguridad y protección de datos. Al confiar en expertos como GDC, los hoteles pueden centrarse en brindar experiencias excepcionales a sus huéspedes, sabiendo que su gestión documental está en manos confiables y especializadas.

Es crucial destacar que la elección de una empresa de gestión documental confidencial debe basarse en la excelencia y la certificación. GDC cuenta con la distinguida certificación UNE 15713 otorgada por AENOR, un reconocimiento que respalda su compromiso con la calidad en la gestión de la información confidencial. Contar con certificaciones como esta asegura a los hoteles que están confiando en un socio de gestión documental que sigue rigurosos estándares y procedimientos, brindando tranquilidad y confianza en la protección de la información confidencial de sus huéspedes.

 

 

on 05 Diciembre 2023

La seguridad de la información se ha convertido en un pilar esencial para la sostenibilidad de cualquier empresa en el entorno digital actual. La amenaza constante de pérdida de datos, ya sea por desastres naturales, robos o ciberataques, subraya la importancia de implementar estrategias sólidas para salvaguardar la información empresarial. En este blog, exploraremos tácticas concretas para evitar el robo de información y proteger el activo más valioso de cualquier organización.

Copias de seguridad: Primeros pasos prácticos

 El proceso de proteger la información empresarial comienza con la implementación de copias de seguridad. Para pequeñas empresas, realizar copias en PC y discos externos puede ser una solución inicial y económica. Sin embargo, este método puede carecer de la garantía necesaria para proteger información confidencial y requiere una transferencia manual de datos que consume tiempo.

 

Servidores centrales: Fortaleza en la protección

A medida que una empresa crece, la necesidad de una mayor seguridad se vuelve evidente. La instalación de un servidor central emerge como una solución recomendada para empresas con cinco o más computadoras. Este enfoque automatiza las copias de seguridad y las encripta, proporcionando un nivel superior de protección. Aunque conlleva riesgos de pérdida de datos y requerimientos técnicos para la restauración, su ventaja radica en el acceso remoto.

 

Almacenamiento en la nube: Accesibilidad y desafíos:

El almacenamiento en la nube se ha vuelto popular gracias a su accesibilidad y flexibilidad. Minimiza los riesgos de pérdida de datos, libera espacio en las computadoras y facilita el acceso desde cualquier dispositivo. Sin embargo, la falta de control directo sobre la ubicación remota de los archivos y la dependencia de la conexión a Internet presentan desafíos de seguridad y privacidad.

 

Gestión documental: La vanguardia de la seguridad:

La gestión documental se erige como la opción más profesional y segura para empresas que buscan una solución integral. Este software no solo organiza archivos de manera avanzada sino que también agiliza las búsquedas y facilita la colaboración entre empleados. Sus características personalizables, flujos de trabajo eficientes y compatibilidad con otros sistemas la convierten en una inversión valiosa.

 

Cómo evitar el robo de información: Concienciación y medidas prácticas:

La prevención del robo de información implica la concienciación del personal y la implementación de medidas prácticas. Identificar personas con acceso a información privada, restringir el acceso a datos importantes y cambiar regularmente las contraseñas son prácticas esenciales. Además, evitar la exposición de datos fuera de la empresa contribuye a fortalecer las defensas.

 

Consecuencias del robo de información: Más allá de la pérdida de datos:

El robo de información conlleva consecuencias más allá de la pérdida de datos. La dedicación de recursos humanos y financieros para la recuperación, la responsabilidad legal ante terceros y la pérdida de reputación y clientes son impactos significativos. La conciencia sobre estos riesgos es crucial para la prevención.

 

Cómo evitar la exfiltración de datos empresariales: Controles y tecnología:

Evitar la exfiltración de datos implica la identificación y localización de información sensible. La incorporación de controles en el uso y movimiento de la información mediante herramientas de DLP (Data Lost Protection) es esencial. Además, servicios especializados de investigación y recuperación de información pueden proporcionar una capa adicional de protección.

Asegurar el futuro empresarial requiere estrategias concretas y adaptadas a las necesidades específicas de cada organización. Desde copias de seguridad iniciales hasta soluciones avanzadas como la gestión documental, cada empresa debe evaluar sus recursos y comprometerse con la ciberseguridad. La conciencia del personal y la inversión en tecnologías de seguridad son pasos fundamentales para proteger la información empresarial y garantizar un futuro sólido en la era digital. ¡Mantén tu empresa a salvo!

Usamos cookies en nuestro sitio web. Algunas de ellas son esenciales para el funcionamiento del sitio, mientras que otras nos ayudan a mejorar el sitio web y también la experiencia del usuario (cookies de rastreo). Puedes decidir por ti mismo si quieres permitir el uso de las cookies. Ten en cuenta que si las rechazas, puede que no puedas usar todas las funcionalidades del sitio web.