Con la llegada del fin de año, las empresas se enfrentan a una valiosa oportunidad para optimizar su gestión documental, deshaciéndose de aquellos documentos que ya no son necesarios y reevaluando la conservación de otros. Este proceso no solo cumple con las normativas legales, sino que también contribuye a una operación más organizada y eficaz. A continuación, exploramos las diferentes categorías de documentos y sus respectivos plazos de conservación, siguiendo las directrices establecidas por la legislación española.
Documentos contables
El artículo 30 del Código de Comercio establece que los libros de comercio, como el libro diario, de inventario, cuentas anuales, informes de auditoría y del administrador, deben conservarse durante 6 años, incluso después de la disolución y liquidación societaria. Al acercarse el fin de año, es un buen momento para revisar estos documentos y determinar cuáles pueden ser eliminados de manera segura.
Documentos societarios
Escrituras, libros registro de actas de la Junta y del Consejo, libro registro de los socios y contratos privados deben conservarse durante la vida de la empresa y, al menos, 6 años más después de su disolución y liquidación. Esta revisión anual permite mantener la información esencial y eliminar documentos que ya no tienen relevancia legal.
Documentos laborales
Contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo de tres años, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto. La documentación sobre seguridad social se recomienda guardar durante 6 años, en línea con la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12. Revisar esta documentación al final del año facilita la eliminación segura de registros innecesarios.
Documentación fiscal y tributaria
Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, contabilidad en libros diario y balances deben guardarse 4 años según la Ley General Tributaria. Sin embargo, la Ley Orgánica 7/2012 recomienda conservarlos durante 10 años. Este periodo se puede revisar al final del año para eliminar de forma segura los documentos que han alcanzado su límite legal.
Conservación de documentación empresarial
Más allá de los plazos mínimos, se aconseja conservar parte de la documentación para ejercitar derechos y defenderse ante posibles reclamaciones. La doctrina del Tribunal Supremo respalda esta práctica, destacando la importancia de conservar documentos relacionados con derechos y obligaciones por períodos más extensos, como 15, 20 o 30 años.
Adaptación a cambios legales
La reciente modificación del Código Penal ha impactado los periodos de prescripción en casos de blanqueo de capitales y delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, aumentando a 10 años. Esto destaca la importancia de ajustar las prácticas de conservación a los cambios legislativos.
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